Die Einhaltung aller rechtlichen/regulatorischen Anforderungen ist essenziell für den Betrieb einer Bank. Daher sind Hinweise auf mögliche Verstöße wesentliches Element potenzielle Schwächen im Internen Kontrollsystem aufzudecken, sofern diese nachvollziehbar und substantiiert sind und nachverfolgt werden können.
Kunden, Lieferanten, Beschäftigte (interne und externe Mitarbeiter, derzeitige und ehemalige), Aktionären etc. können hier wichtige Informationen liefern, die Verstöße aufdecken können. Zu diesem Zweck stellt die Stellantis Bank ihren Beschäftigten und externen Dritten diesen Meldekanal zur Verfügung
Was kann gemeldet werden?
Alle Verstöße die straf- bzw. bußgeldbewehrt (bußgeldbewehrt, soweit zum Schutze von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigen und ihrer Vertretungsorgane dienen), sowie alle Verstöße gegen unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft.
Darunter fallen beispielhaft (nicht abschließend) folgende Themengebiete
- Verstöße gegen die geltenden Bestimmungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Verstöße gegen geltendes Recht zur Bekämpfung von Korruption
- Verstöße im Zusammenhang mit Vorgaben zum Umweltschutz
- Verstöße im Zusammenhang mit Vorgaben zum Arbeitsschutz
- Verstöße zu Regelungen der Verbraucherrechte und des Verbraucherschutzes
- Verstöße im Zusammenhang mit datenschutzrechtlichen Vorgaben
- Verstöße im Zusammenhang mit IT-Sicherheitsvorgaben
- Verstöße im Zusammenhang mit Buchführungs- und Rechnungslegungs- und Steuervorschriften
- Verstöße im Zusammenhang mit wettbewerbsrechtlichen Regelungen
- Sowie Verstöße, gegen Gesetze, die in Frankreich gelten, aufgrund der Tatsache, dass es sich bei der Bank um ein französisches Unternehmen mit Niederlassungen im Ausland handelt.
Vertraulichkeit
Die Stellantis Bank gewährleistet die Vertraulichkeit bei der Erfassung und Verarbeitung der Hinweise, inklusive der Identität der Hinweisgeber und der genannten Personen, die im Zusammenhang mit dem Verstoß stehen im jeweils gesetzlichen Rahmen, d.h. dass die Bank Auskünfte z.B. an Strafverfolgungsbehörden erteilen muss. Die Verarbeitung der übermittelten Daten erfolgt je nach Meldung gemäß § 10 HinSchG bzw. gemäß DS-GVO/BDSG.
Der Hinweisgeber unterfällt dem Schutz vor Repressalien, soweit die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zur Annahme hat, dass die von ihr gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen, d.h. die Person die Meldewege nicht missbräuchlich genutzt hat.
Weiterführende Informationen sind aus § 9 HinSchG zu entnehmen.
Tipps zur Abgabe von Hinweisen:
Bitte geben Sie bei der Erstellung eines Berichts in einem Compliance WB-Channel insbesondere Folgendes an (sofern manche Informationen nicht vorliegen, sind diese nicht verpflichtend zu übermitteln, helfen jedoch dem Hinweis nachzugehen):
- WER? Welches Unternehmen / Niederlassung ist betroffen – d.h. Angaben über Land, Standort, Name der juristischen Person / Rechtsträger / Unternehmen, Abteilung, Personen, die im gemeldeten Sachverhalt involviert waren / sind.
- WAS? Wir benötigen eine möglichst genaue Sachverhaltsbeschreibung:
Hier ist es wichtig, tatsächliche Kenntnis (Fakten) von Vermutungen in der Darstellung deutlich zu trennen.
Bitte alle bekannten, mit dem Sachverhalt in Verbindung stehenden Informationen mitzuteilen
Liegen Unterlagen vor?
Soweit vorhanden über die Upload-Funktion mit uns zu teilen. Dies erleichtert die Arbeit und Rückfragen können somit vermieden werden. - WANN? Bitte konkretisieren Sie soweit möglich die Zeitpunkte, zu welchen die beschriebenen Sachverhalte eingetreten sind.
- WO? Sofern unter 1 nicht genannt, bitte auch konkrete (Stand-)Orte Abteilungen benennen die sachverhaltsrelevant sind
- WARUM? Immer schwierig – dies zu verstehen, ist Bestandteil unserer Folgemaßnahmen – sofern Sie aber weitere Fakten bzw. verlässliche Informationen haben, über Gründe der Verstöße haben, dann teilen Sie diese gerne mit
- WIE? Wollen Sie uns Ihren Namen nennen oder anonym bleiben?
WICHTIG: In jedem Falle wird Ihre Identität im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vertraulich behandelt!
Wenn anonym: Bitte notieren Sie sich ihr Fallnummer und Zugangsdaten, um Mitteilungen des Whistleblower-Referenten entgegenzunehmen und eine fortlaufende Kommunikation sicherzustellen.
Wenn kein Wunsch auf Anonymität: Ihren vollständigen Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Zeitfenster, die für Sie im Hinblick auf einen direkten Austausch mit dem Whistleblower-Referenten passen - Beleuchtung weiterer Hintergründe:
7.1. Haben Sie Kenntnis über mit dem Verstoß einhergehende mögliche potenzielle finanzielle Schadenshöhen?
7.2 Haben Sie Kenntnis über weitere Zeugen, die wir befragen könnten?
7.3 Haben Sie Kenntnis darüber, ob der Sachverhalt bereits (zuvor) an anderer Stelle gemeldet wurde? Wenn ja, wann, durch wen an welche Stelle? - Und zuletzt: Hat der Verstoß etwas mit den Sorgfaltspflichten unserer Bank zu tun hier geltende Sanktions- und Embargoverordnungen einzuhalten. Wenn ja bitten wir Sie in jedem Falle den Hinweisgeberkanal der BNPP-GRUPPE zu nutzen: https://secure.ethicspoint.com/domain/media/en/gui/43721/index.html
Wie kann gemeldet werden?
Für die Meldestelle ist der Whistleblowing-Referent in der Compliance Abteilung verantwortlich. Sie können sich über das u.a. Meldesystem telefonisch / mündlich bzw. auch über Webformular melden. Das System sichert Ihnen zu – sofern Sie anonym bleiben wollen, dass selbst bei mündlicher Berichterstattung über eine Anrufbeantworterfunktion lediglich Ihr Hinweis in Textform beim Whistleblowing-Referent gesichert gelesen werden kann.
Telefonische Meldungen: 0800-1818952
Meldungen über Webseite: SpeakUp Channel (Access Code: 109374)
Bekomme ich auch eine Rückmeldung von der Meldestelle?
Ja, Sie erhalten eine Rückmeldung über den von Ihnen gewählten Kanal spätestens in 7 Tagen.
Wichtig: Notieren Sie sich Ihre Fallnummer und Zugangsdaten zum System.
Wir benötigen ggf. weitere Auskünfte und sind auf Ihre Kooperation angewiesen. Bitte prüfen Sie Ihr Postfach engmaschig.
Spätestens nach drei Monaten nach Eingang der Meldung erfolgt eine Mitteilung an Sie. Weitere Informationen zum Verfahren siehe unter § 17 HinSchG.
Kann ich mich auch an externe Meldestellen wenden?
Natürlich stehen Ihnen auch externe Meldestellen optional zur Verfügung:
Bundesamt für Justiz
Postalisch: Bundesamt für Justiz, Externe Meldestelle des Bundes, 53094 Bonn
Kontaktformular: www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
Telefon: 0228 99 410-6644
Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
Postalisch: Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, Hinweisgeberstelle, Graurheindorfer Straße 108, 53117 Bonn
E-Mail: hinweisgeberstelle@bafin.de
Telefon: 0228 4108-2355
Persönlich: Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, Hinweisgeberstelle, Dreizehnmorgenweg 44-48, 53175 Bonn
Elektronisch: https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=2BaF6&c=-1&language=ger
Bundeskartellamt
Postalisch: Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Str. 16, 53113 Bonn
Telefon: 0228 9499 386
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de
Elektronisch: https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=2bkarta151&c=-1&language=ger
